Zmiany w sposobie pracy sprawiają, że dokumentacja coraz częściej funkcjonuje jednocześnie w wersji papierowej i elektronicznej. Pracownicy otrzymują pliki od klientów, zapisują ustalenia po spotkaniach, przygotowują kolejne wersje umów i przekazują dokumenty między działami. W takim środowisku kłopotem staje się nie tylko i wyłącznie liczba zgromadzonych materiałów, ale też zachowanie powiązań między nimi.
Pojedynczy plik może być częścią większej sprawy, a jego tekst bez dodatkowego kontekstu bywa trudna do właściwej interpretacji. Program do zarządzania dokumentami umożliwia przypisywanie plików do określonych procesów a także przechowywanie informacji o ich pochodzeniu, dacie zaprojektowania i osobach odpowiedzialnych za obsługę. Przy kształtowaniu takiego rozwiązania powinno się natomiast uwzględnić codzienne przyzwyczajenia użytkowników. Jeżeli zapisanie dokumentu wymaga wypełnienia wielu pól, część osób może pomijać niektóre informacje lub odkładać rejestrację na późniejszy czas. Zbyt łatwy formularz także ma ograniczenia, ponieważ nie pozwala odróżnić dokumentów o podobnych nazwach. Zakres wymaganych danych powinien więc odpowiadać prawdziwym potrzebom, a nie jedynie założeniom przyjętym na etapie projektowania.
Ważną częścią organizacji dokumentacji jest uwarunkowanie, w jaki sposób informacje przechodzą między kolejnymi etapami pracy. Dokument może zostać przygotowany przez jedną osobę, sprawdzony przez drugą, a następnie zatwierdzony przez osobę uprawnioną do podjęcia decyzji. Na każdym z tych etapów mogą pojawić się poprawki, sugestie lub dodatkowe załączniki. Bez jasnych reguł łatwo pomylić wersję roboczą z zatwierdzoną lub nie zauważyć zmian wprowadzonych po wcześniejszej akceptacji. Administrowanie dokumentami i archiwizacja powinny zatem uwzględniać historię przemian, status dokumentu a także zasady przekazywania odpowiedzialności. Przydatne jest też określenie, które czynności wymagają potwierdzenia i kiedy należy ponownie skierować plik do sprawdzenia. Oczywiście nie każdy dokument musi przechodzić przez analogiczny proces. Prosta notatka wewnętrzna może wymagać wyłącznie zapisania, podczas gdy umowa lub dokument finansowy może podlegać kilku etapom testom. Rozróżnienie tych przypadków pozwala uniknąć sytuacji, w której drobne sprawy są obsługiwane z taką samą liczbą formalności jak dokumenty o większym znaczeniu. Powinno się także pamiętać, że automatyczne powiadomienie o oczekującym zadaniu nie zastępuje jasno określonej odpowiedzialności za jego wykonanie.
Osobnego podejścia wymaga dokumentacja przechowywana przez sporo lat. W starszych zbiorach mogą znajdować się pliki zapisane w formatach, których obsługa z nierzadko staje się trudniejsza, oraz dokumenty pozbawione opisów ułatwiających ich identyfikację. Przy przenoszeniu takich materiałów do nowego środowiska należy sprawdzić, czy zachowano kompletność danych, strukturę folderów i powiązania z prowadzonymi sprawami. Program do zarządzania dokumentami i cyfrowej archiwizacji może porządkować materiały według ustalonych kryteriów oraz umożliwiać wyszukiwanie na podstawie opisów albo treści plików. Efekt wyszukiwania zależy natomiast od jakości danych wejściowych. O ile data została błędnie przypisana albo numer sprawy zawiera literówkę, dokument może nie pojawić się na liście rezultatów. W sytuacji skanów znaczenie ma też jakość obrazu oraz prawidłowość rozpoznawania tekstu. Dlatego migracja dokumentacji powinna obejmować kontrolę próbek, wykrywanie brakujących plików i sprawdzanie, czy dokumenty można prawidłowo otworzyć. Przy dużych zasobach nie zawsze da się prześledzić właściwie każdy plik ręcznie, dlatego zakres testom warto ustalić na podstawie wieku dokumentów, ich znaczenia i ryzyka związanego z błędami. Należy też rozstrzygnąć, które materiały można połączyć, a które muszą zachować odrębną historię.
Na organizację elektronicznego archiwum wpływają też zasady dostępu, przechowywania i udostępniania informacji poza miejscem ich pierwotnego zapisania. Praca zdalna, współdzielenie plików a także korzystanie z urządzeń mobilnych sprawiają, że dokumenty mogą być otwierane w różnorakich warunkach i przez osoby wykonujące odmienne zadania. Uprawnienia powinny odpowiadać tym potrzebom, a jednocześnie uwzględniać ograniczenia wynikające z kategorii danych i obowiązujących przepisów. Warto ustalić, czy użytkownik może wyłącznie odczytać dokument, czy też go zmienić, ściągnąć lub przekazać dalej. Istotna jest także procedura odbierania dostępu po zmianie obowiązków lub zakończeniu współpracy. Następnym zagadnieniem pozostaje okres przechowywania. Dokumenty nie powinny być usuwane wyłącznie dlatego, że przestały być potrzebne w obowiązującej pracy, ponieważ mogą podlegać określonym wymogom prawnym albo wewnętrznym zasadom rozliczania spraw. Z drugiej strony bezterminowe gromadzenie wszystkich materiałów zwiększa ilość danych wymagających sprawdzeniu. Potrzebne są zatem reguły określające moment przeglądu dokumentacji, sposób zatwierdzania usunięcia oraz postępowanie w razie sporu albo obowiązku zachowania akt. Niezależnie od przyjętego modelu powinno się też uwzględnić kopie zapasowe, możliwość odtworzenia danych i okresowe sprawdzanie, czy zapisane pliki nadal są dostępne w czytelnej postaci.
Polecam: kontrola czasu pracy pracownika.