Rozmowa zarejestrowana na dyktafonie, telefonie lub kamerze prędzej czy później może stać się trudna do szybkiego przemyślenia. Kilkudziesięciominutowy plik wymaga odsłuchiwania od początku do końca, nawet o ile potrzebny jest tylko jeden określony fragment. W tak zaistniałych okolicznościach transkrypcja nagrań umożliwia przedstawić zawartość materiału w formie tekstowej.
Nie oznacza to natomiast normalnego przepisywania słów bez zwracania uwagi na kontekst. Osoba wykonująca zapis musi rozpoznać poszczególnych rozmówców, zachować kolejność ich wypowiedzi i odpowiednio potraktować fragmenty, których nie da się wyraźnie usłyszeć. Kłopotem bywają szczególnie nagrania zrobione w miejscach, gdzie występuje hałas, echo lub rozmowy prowadzone są przez kilka osób naraz. W takich ustaleniach pojedyncze słowo może być skomplikowane do ustalenia, a próba wypełnienia go na podstawie domysłu może zmienić znaczenie całej wypowiedzi.
Inaczej trzeba podejść do materiału, który może mieć znaczenie w postępowaniu formalnym. Transkrypcja do sądu wymaga zwrócenia sugestie na szczegóły, które w normalnym zapisie rozmowy mogłyby zostać pominięte. Znaczenie może posiadać dokładne wskazanie osoby mówiącej, kolejność zdań, przerwy w wypowiedzi czy moment, w którym dwóch uczestników zaczyna mówić równocześnie. Przy dłuższych plikach praktycznym wyjściem jest też oznaczanie czasu nagrania. Dzięki temu zapis tekstowy można odnieść do konkretnego miejsca w materiale źródłowym bez konieczności szukania go metodą prób i błędów. Nie bez znaczenia pozostaje sposób zapisywania języka mówionego (źródło: transkrypcja do sądu cennik). Rozmówcy na prawdę bardzo często zmieniają zdanie w połowie wypowiedzi, powtarzają te same słowa lub używają skrótów myślowych. Zbyt daleko idąca korekta może sprawić, że tekst będzie brzmiał poprawniej, ale jednocześnie przestanie starannie odzwierciedlać nagranie.
Przy bardziej rozbudowanych materiałach spotkać można określenie stenogram, odnoszące się do dokładnego zapisu przebiegu wypowiedzi. W praktyce stopień szczegółowości takiego dokumentu może zależeć od jego przeznaczenia. Nierzadko bardzo ważna jest niemalże każda przerwa i powtórzenie, innym razem większe znaczenie ma czytelne zaprezentowanie kolejnych wypowiedzi wraz z możliwością odnalezienia ich w nagraniu. Trudność rośnie, gdy materiał obejmuje sporo godzin rozmów. Wtedy łatwo o pomyłkę przy oznaczaniu osób albo pominięcie krótkiego fragmentu w trakcie wielokrotnego przewijania pliku. Pomocne jest dzielenie pracy na mniejsze części i zachowanie jednego sposobu zapisu w całym dokumencie. Szczególnej sugestie wymagają wypowiedzi nakładające się na siebie. O ile nie można jednoznacznie ustalić ich treści, bardziej właściwe jest zaznaczenie nieczytelnego miejsca niż wpisanie słów, które jedynie pasują do kontekstu. Kontekst może pomóc w ponownym odsłuchaniu danego fragmentu, niemniej jednak nie powinien zastępować tego, co de facto znajduje się na nagraniu.
Na jakość końcowego zapisu wpływa przede wszystkim materiał źródłowy. Wyraźne nagranie z niewielką liczbą zakłóceń daje inne możliwości niż plik z cichymi głosami, szumem urządzeń lub dźwiękami dochodzącymi z otoczenia. Znaczenie ma też sposób ustawienia mikrofonu a także odległość rozmówców od urządzenia rejestrującego. W sytuacji materiałów używanych w sprawach formalnych warto zachować oryginalny plik i nie ograniczać się wyłącznie do jego wersji tekstowej. Nagranie pozostaje źródłem, z którym można porównać zapis w razie pojawienia się wątpliwości dotyczących konkretnego zdania. Równie istotne jest zachowanie chronologii. Przestawienie dwóch wypowiedzi albo pominięcie krótkiej konwersji zdań może zmodyfikować sposób odbioru dalszej rozmowy. Dlatego przygotowanie transkrypcji wymaga nie tylko sprawnego słuchania i pisania, lecz też stałej kontroli zgodności tekstu z materiałem, na podstawie którego został sporządzony.
Sprawdź również informacje na stronie: transkrypcje nagrań.